开好世界何氏[宗亲]宗亲大会之浅见

盛世华章

  开好世界何氏[宗亲]宗亲大会之浅见  何 晗  1992年，菲律宾、新加坡、马来西亚等国家的几位何氏[宗亲]宗长在菲律宾聚首。他们在缅怀庐江宗祖、畅叙联谊之时，达成一个共识：何氏[宗亲]的根在中国大陆。中国的改革开放已经取得辉煌成就，经济和社会发展、人民生活水平都有了大幅度的提高，世界何氏[宗亲]宗亲大联谊的时机已经成熟。于是，几位何氏[宗亲]宗长发起召开以“寻根问祖、联络宗谊、文化交流、经济合作、寻求发展、共创辉煌”为宗旨的世界何氏[宗亲]宗亲恳亲大会。1994年，马来西亚何氏[宗亲]宗亲总会成功主办了首届世界何氏[宗亲]宗亲恳亲大会（以下简称“世界何氏[宗亲]大会”）。至2006年9月，世界何氏[宗亲]大会已在世界各地共召开了十二届，加上2005年9月在河南郑州召开的首届世界何氏[宗亲]宗亲团长暨企业家大会，世界性的何氏[宗亲]大会共召开了十三届（次），其中，在中国大陆召开六届（次）：第六届（海南海口1999）、第七届（安徽巢湖2000）、第九届（广东广州2002）、第十一届（海南海口2004）、第十二届（福建福州）和第一届团长大会（河南郑州2005）。  世界何氏[宗亲]大会是世界何氏[宗亲]华人华侨、港澳台胞“情系中华、寻根问祖、联络宗谊、构建和谐”的重要载体，是世界何氏[宗亲]宗亲沟通信息，交流文化、经济合作的“推进器”。一个姓氏宗亲联谊团体，十几年如一日地召开世界性大会，十分难能可贵。世界何氏[宗亲]大会的召开，充分展示了中华民族的向心力和何氏[宗亲]族众的凝聚力。  今天，世界何氏[宗亲]大会已成了全球何氏[宗亲]的一块“金字招牌”，一笔无形资产。提起世界何氏[宗亲]大会，无数族人为之振奋，倍感荣耀和自豪。特别是祖国大陆之族众，提起世界何氏[宗亲]大会，无不感激大会的发起人和世界各地的何氏[宗亲]宗长，特别是世界何氏[宗亲]宗亲总会。  纵观世界何氏[宗亲]大会十几年的历程，可圈可点之处有目共睹，不足之处也客观存在。认真总结经验，正视不足，加以改进，把世界何氏[宗亲]大会办上档次、办出水平，以吸引更多的何氏[宗亲]族人参加，实现社会效益和经济效益双赢，乃每一位何氏[宗亲]子孙之心愿。为此，笔者提点拙见，就教于大方。  一、以“申办”形式获取“主办”资格  世界何氏[宗亲]大会是何氏[宗亲]宗亲的“世界性会议”，其“权威”和“规格”不能混同于一般性的宗亲联谊会议。会议的主办资格必须由“申办”获得，方能彰显大会的权威和规格。  （一）申办的优点。  1、引入竞争机制，充分调动世界各地何氏[宗亲]宗亲会的积极性，变“要我办会”为“我要办会”，从而促使申办单位充分发挥聪明才智，调动一切可以调动的资源和力量，力争申办成功。而申办的过程，就是促进各地宗亲经济文化事业发展的过程，就是增强何氏[宗亲]宗亲凝聚力的过程。  2、提高申办“门槛”，增加发展宗亲经济文化的内容，有利于促进何氏[宗亲]宗亲安定和谐与经济文化事业的发展，也必将获得各地政府的支持。  3、会议经费由主办单位负责筹措，改变依赖世界何氏[宗亲]总会，或依赖各地宗亲会与个人捐款开会的思路和做法。  4、世界何氏[宗亲]宗亲总会将有足够的时间和精力去检查、督促、指导主办单位的会议筹备工作，确保各项工作落实到位。  5、提高大会的权威、规格，真正“唱响”世界何氏[宗亲]大会这块“金字招牌”。  （二）申办形式。  1、世界各地何氏[宗亲]联谊组织在每届世界何氏[宗亲]大会召开前一年，向世界何氏[宗亲]宗亲总会提出主办下届大会的书面申请，附上详细《会议企划案》。企划案须载明会议主题、会议规模、经费来源、时间地点、接待能力、程序安排、招商洽谈、代表数量和收费标准等内容。  2、世界何氏[宗亲]宗亲总会召开高层会议，对申办单位进行“资格审查”，并以无记名方式投票选出若干候选单位。候选单位的重要条件是：地区何氏[宗亲]宗亲安定和谐，积极发展经济文化，凝聚力强；宗亲会工作成效明显，对社会对宗亲有一定的贡献；有主办会议的经济能力和接待能力；会议策划有创意；有较强的会议组织和实施能力。  3、候选单位在当届世界何氏[宗亲]大会上作“申办演讲”，由与会宗亲团长无记名投票，选出一个单位为下届大会主办单位。  4、世界何氏[宗亲]宗亲总会长在大会宣布下届大会主办单位，并与下届主办单位“签订协议”，举行“授旗仪式”。  二、改进大会时间和内容模式  往届世界何氏[宗亲]大会的基本情况是：开会时间为二天半（含报到时间）。除去报到一天，剩下一天半时间，分别是第一天上午“祭祖”，下午“开幕式”；第二天的“半天”分别进行“研讨”和“企业家大会”；中午会议结束，代表返程。一千多宗亲代表来去匆匆，只参加了一些仪式，没有时间来“恳谈交流”。在世界何氏[宗亲]大会中“套开”的“何氏[宗亲]企业家大会”，内容过于简单，主题不突出。有鉴于此，建议改进会议时间和内容模式。  （一）关于会议时间与内容安排。  1、会议时间：建议改2天半为4天（含报到时间）。  2、内容安排：建议改为：①各地何氏[宗亲]组团参展、项目招商；②集体祭祖仪式；③大会开幕式；④企业家大会暨经贸洽谈会开幕式（注：大会套开企业家大会后，“宗亲团长会议”不宜再套开企业家大会，可改为套开“世界何氏[宗亲]青年论坛”）；⑤各地宗亲团体交流会；⑥专题研讨或座谈会；⑦参观当地何氏[宗亲]企业和村镇。  3、会务操作：  第一天：全天报到。主办单位须安排接站。同时，各地何氏[宗亲]组团（企业和村镇）进入展位进行产品宣传、展销、项目招商。时间从报到至大会结束。同时，开放“何氏[宗亲]组团”展位，欢迎当地各界人士参观。  第二天：上午大会开幕式；下午祭祖仪式；晚上联谊晚会。  第三天：上午企业家大会暨经贸洽谈会开幕式（1个半小时），会后至下午，与会代表自由参观各地“何氏[宗亲]组团”展位，洽谈合作。  第四天：上午①以省市宗亲会为单位，分组座谈交流，沟通信息，联络宗谊；②世界何氏[宗亲]总会有关部门组织“专题研讨会”；下午主办方安排代表参观当地何氏[宗亲]企业和村镇。会议结束，主办单位欢送代表返程。  （二）会议主办单位与开会场地选择。  1、主办单位。就中国大陆而言，一般宜选择在交通便利、何氏[宗亲]族众比较集中、宗亲联谊工作和经济文化工作成效比较显著的省份进行。地点宜选省会城市或地级中等城市，也可选择有特殊纪念意义和各项工作特别突出的县市作为会议主办单位。  2、场地选择。就中国大陆而言，考虑到广大宗亲代表的经济能力，宜选择准三星、三星，或准四星级的宾馆作为会议接待宾馆。  （三）会议程序的技术性操作。  1、大会开幕式（上午8:00-12:00）：①大会主席宣布会议开幕；②当地有关领导（1-2人）致辞；（控制在20分钟内）③各地宗亲会代表发言。一般以5-6人为宜（主办方代表1人，国外宗亲代表1人，港澳台宗亲代表1人，大陆宗亲代表1-2人，企业家宗亲代表1人），严格控制代表发言时间（控制在40分钟内）；  ④互赠礼品。突出主办方与世界总会、各国总会与主办方、国内各省总会与主办方的互赠。市县级宗亲会所赠锦旗之类，只集体登台“亮相”。应简化互赠程序，节约时间（控制在20分钟内）；⑤世界何氏[宗亲]宗亲总会会长作工作报告（控制在60分钟内）；⑥下一届大会主办候选单位代表进行“申办”演讲（控制在15分钟内），与会宗亲代表团长投票选出下一届大会的主办单位（控制在60分钟内）；⑦世界何氏[宗亲]总会长当众宣布下届大会主办单位，并当场签订协议，授会旗（控制在20分钟内）；⑧主持人宣布开幕式结束。  2、祭祖仪式（下午2:30-5:30）：①世界何氏[宗亲]大会的祭祖仪式所祭应为“公祖”，即何氏[宗亲]始祖；②世界何氏[宗亲]大会的“祭祖仪式”具有“榜样性”、“参照性”，所以必须做到隆重、规范；③祭祖仪式宜安排在主会场附近，以节省会务费，又免宗亲舟车劳顿之苦。  3、各地何氏[宗亲]组团招商：①由主办单位单独，或与世界何氏[宗亲]宗亲总会总商会共同做好计划，划出展位，提供必备设施，以优惠价格让组团单位认购并布展；②产品运输与宣传材料、展位布置，由组团方自理。  4、企业家大会暨经贸洽谈会开幕式（1个半小时）：①大会主席宣布会议开幕；②当地有关领导（1-2人）致辞；③各地何氏[宗亲]企业家代表发言（参照世界何氏[宗亲]大会组织发言，控制发言时间）。④世界何氏[宗亲]宗亲总会、世界何氏[宗亲]总商会联合表彰为世界何氏[宗亲]事业做出突出贡献的何氏[宗亲]企业家；⑤世界何氏[宗亲]总商会总会长作工作报告；⑥主办方项目招商引资“签字仪式”；⑦各地何氏[宗亲]重大项目招商信息发布。  三、让主办方和何氏[宗亲]企业受益  如何调动各地宗亲会“办会”的积极性？除了提倡奉献精神，引入竞争机制外，还应当考虑“利益机制”，让主办方和何氏[宗亲]企业共同受益，以保持大会的可持续性。如果主办方没有受益，就可能把“办会”当作一种负担。虽然一些宗亲乐意为会议捐款，但这种热情是有限的。实践证明，靠捐款开会决不能维持长久；如果何氏[宗亲]企业没有受益，则“事不关己，高高挂起”，何氏[宗亲]企业对大会“没兴趣”，其奉献精神和后盾作用也就无从谈起。  1、主办方靠什么受益？  让主办方受益，就是按世界何氏[宗亲]总会的要求和大会的运作规律，主办方有一定的管道筹措会议经费，不必依赖和受制于个人的捐款（当然不反对个人乐捐）。具体的办法是：  （1）征集大会“指定产品”，通过大会平台提高何氏[宗亲]企业及其产品的知名度，让企业受益，走“企业办会”的路子：①广泛发动宣传，让企业有获得竞争参评大会“指定产品”和赞助大会的权利；②企业产品被评定为“指定产品”并提供额定赞助金后，大会组委会授予该企业相应的权利、证书；③企业可根据大会组委会的授权，合法使用大会标识等为“指定产品”作广告宣传；④荣获“指定产品”的企业领导及其产品在本届大会上“亮相”；⑤免费获得大会招商展位，免费发放企业资料等。  （2）开设招商展位，有偿出租。  （3）主办单位统一编辑各地“招商引资”信息。未经大会允许，任何单位不得在大会散发招商引资资料。  （4）开设“会场广告”，允许何氏[宗亲]企业（或非何氏[宗亲]企业）在代表住地、主（分）会场做广告宣传（包括条幅、宣传册、产品广告、广告牌等），主办方可收取广告费。  （5）主办方独家销售打上本届大会“印记”的纪念品、工艺品等。  2、怎样让何氏[宗亲]企业受益？  除了让企业有获得竞争参评大会“指定产品”和赞助大会的权利外，还应当为何氏[宗亲]企业提供经济信息交流平台：①广泛发动何氏[宗亲]企业加入各地“何氏[宗亲]组团”，参加大会，参加布展和项目招商；②开会期间和闭会后，世界总会总商会应注意收集和发布招商引资和产品销售信息；③世界何氏[宗亲]总商会应积极“造血”，并尽可能以项目或投资合作方式，有计划地扶持一些中小何氏[宗亲]企业；④创造条件为中小何氏[宗亲]企业提供咨询、培训服务。  四、转变观念，精心策划，创造性地开好世界何氏[宗亲]大会  1、转变观念，拓宽思路。  首先，要转变“由宗亲会和宗亲个人赞助开会”的观念，切实树立“企业办会”的意识。少数宗亲会和宗亲个人的无私奉献，精神十分可嘉，但个人“掏腰包”开会具有许多不确定性，也不牢靠，必须建立“筹款”机制，才能有效解决大会的经费来源，而企业赞助“体育”和“博览会”的模式，很值得世界何氏[宗亲]大会借鉴。  其次，要转变“宗亲大会不能赚钱”的观念。传统观念认为“宗亲大会不能赚钱，赚钱就变味了”。在这种观念的支配下，历年来，世界何氏[宗亲]大会只能走“捐款”开会的路子，因而每一届大会都要“动员”一些宗长慷慨解囊，各地一些宗亲会和少数宗亲也都“自觉”按“惯例”为大会捐款。宗亲捐款，乃族缘所系，热心何氏[宗亲]公益，无可厚非。但是，捐款热情终究不能持续“恒温”，总有减退的时候，一旦捐款热情减退，大会恐怕就难以维持，“金字招牌”就要受影响。此外，靠捐款开会的模式也给世界总会长和各省的会长们莫大的压力，因为这种模式意味着“谁当会长谁就要自己掏钱开会”。据悉，一些地区的宗亲会长有退缩的苗头，恐怕与“掏腰包”过多不无关系。所以，为了不依赖和受制于“捐款”，世界何氏[宗亲]大会必须也应该有自己的“筹款机制”。  世界何氏[宗亲]大会并不需要靠“赔钱”来恳亲联谊。它完全可以创出社会效益和经济效益！但大会不是要挣宗亲代表的钱，而是要千方百计走“企业办会”的路子，即大会要极力为企业服务，提供交流平台，提供信息平台，与企业互惠互利。世界何氏[宗亲]大会实际上就是世界何氏[宗亲]的一个平台，一个载体。如果宗亲大会只是为了让何氏[宗亲]宗亲从世界各地千里迢迢、匆匆忙忙的“自费聚一聚”，那么，这种“会议成本”就让人无法理解。所以，要充分发挥大会的影响、效应和载体作用，为何氏[宗亲]企业服务，为企业及其产品提高知名度推波助澜，从而使企业拓宽市场，实现利益的最大化。实际上，何氏[宗亲]企业需要世界何氏[宗亲]大会的服务，而大会也正需要何氏[宗亲]企业作后盾。两者互为关系，相辅相成。  2、精心策划，增强创意。  世界何氏[宗亲]大会既是一块“金字招牌”，一笔“无形资产”，就要让它发挥社会效益和经济效益，否则就是浪费资源。只要用心策划，世界何氏[宗亲]大会完全可以调动许多“何氏[宗亲]资源”，创造出“会议经济”。而要调动“何氏[宗亲]资源”，创造“会议经济”，就必须观念更新，拓宽思路，精心策划，增强创意，强化大会文化内涵，增强大会吸引力。如果何氏[宗亲]大会老套单调，没有创意，没有文化内涵，是无法吸引更多宗亲与企业家参加的，“会运”也难以长久。只有采取“申办”制，才能促使主办单位重视人才，“年年精心策划，届届推陈出新”，才能充分真正调动“何氏[宗亲]资源”，创造“会议经济”。  3、加强领导，精心指导。  世界何氏[宗亲]大会无论由哪一个国家和省市的宗亲会主办，世界何氏[宗亲]宗亲总会都必须加强领导，精心指导。要派员对大会筹备工作进行监督检查，重视细节问题，狠抓各项筹备工作的落实。  世界何氏[宗亲]资源无比丰富，但资源不会自动转化为资本，只有通过一定的平台和载体，并精心运作，资源才能转化为资本财富。（2006/11）